Invoice

Invoice merupakan salah satu dokumen yang sering digunakan dalam proses transaksi jual – beli, terutama bagi badan usaha yang terdaftar dalam pajak. Dalam proses impor – ekspor, invoice merupakan salah satu dokumen pendukung yang wajib dilampirkan pada saat pembuatan dokumen impor maupun ekspor.

Dalam kesempatan ini, kita akan mengulas habis mengenai invoice dimulai dari pengertiannya, tujuan dibuat invoice, dan jenis – jenis invoice tersebut.

Apakah itu invoice?

Pada dasarnya, invoice memiliki fungsi sebagai alat penagihan atau surat penagihan pembayaran kepada suatu pihak / perusahaan yang dibuat secara tertulis. Biasanya invoice tersebut dibuat berdasarkan pembelian barang, penyewaan jasa, dll.

Selain itu, invoice biasanya dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli akan menjadi arsip perusahaan sedangkan sisanya diberikan untuk pembeli dan penjual. Namun dengan teknologi yang semakin maju, invoice biasanya sudah dikirimkan lewat email dan dalam bentuk PDF.

Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini dikarenakan selain digunakan sebagai bukti penagihan, dokumen invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Apakah fungsi dari invoice?

Selain digunakan untuk penagihan, dokumen invoice juga mempunyai fungsi yang lain yaitu :

• Sebagai rujukan yang sah jika barang / jasa akan dijual lagi.
• Sebagai rekomendasi ketika menambahkan transaksi ke pembukuan.
• Rujukan yang resmi sebagai faktur pajak.
• Berisi informasi yang berisikan kumpulan data mengenai barang / jasa yang dibeli konsumen

Apakah invoice itu beragam?

Ada beberapa invoice yang umumnya digunakan sebagai alat atau surat penagihan yaitu :

1. Proforma Invoice Merupakan dokumen invoice yang dibuat sementara dimana pengertian dari sementara ini adalah masih bisa direvisi atau dirubah agar dapat tercapai suatu maksud atau tujuan pengihan tersebut.
2. Commercial Invoice Merupakan kebalikan dari Proforma Invoice yang dibuat berdasarkan hasil revisi atau perubahan dari invoice pertama sehingga invoice ini merupakan sebuah dokumen penagihan yang bersifat final dan tidak bisa dirubah kembali.
3. Invoice Biasa Jenis invoice ini merupakan dokumen penagihan yang umum dan banyak digunakan untuk berbagai kepentingan. Contoh invoice biasa adalah tagihan listrik, pembelian di supermarket, dll. Proforma Invoice dan Commercial Invoice biasanya digunakan untuk impor – ekspor. Sedangkan invoice biasa diguakan untuk kepentingan sehari-hari.