Purchase Order

Purchase Request dan Purchase Order

Dalam perdagangan, proses tawar-menawar sudah menjadi kebiasaan yang tidak bisa dihindari. Dalam proses pembelian di dalam perusahaan, seringkali kita mendengar pembicaraan “Coba buatkan dokumen Purchase Request (PR) dahulu untuk diajukan ke bagian pembelian”. Dalam blog kali ini kita akan mencoba membahas lebih detail mengenai Purchase Request dan apa bedanya dengan dokumen Purchase Order.

Apa pengertian Purchase Request?

Purchase Request (PR) merupakan sarana yang dapat berbentuk dokumen dan digunakan untuk melakukan permintaan pembelian suatu barang. Setiap departemen dalam perusahaan yang membutuhkan barang akan mengajukan dokumen PR kepada pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui proses pembelian.

Informasi-informasi yang biasanya tertera pada PR adalah :

1. Informasi barang yang dibutuhkan.
2. Perkiraan harga barang.
3. Informasi pemasok yang menyediakan barang.
4. Jumlah barang yang dibutuhkan.

Dokumen PR yang sudah dibuat biasanya membutuhkan waktu sebelum mendapatkan persetujuan. Setelah dokumen PR disetujui, maka akan dibuatkan Purchase Order (PO) berdasarkan barang yang ada pada dokumen PR.

Apa fungsi dari Purchase Request?

Purchase Request mempunyai beberapa fungsi yang bisa dimanfaatkan yaitu :

1. Dokumen Purchase Request dapat memberikan informasi kepada perusahaan terkait barang yang dibutuhkan untuk masing-masing departemen.
2. Dokumen Purchase Request juga membantu proses pemeriksaan suatu aset atau barang yang dimiliki perusahaan jika jumlahnya sudah habis atau tidak dapat digunakan kembali.
3. Dokumen Purchase Request membantu departemen dalam hal pengadaan barang dikarenakan proses pemesanan barang dapat langsung dilaksanakan.

Bagaimana dengan Purchase Order? dan apa bedanya dengan Purchase Request?

Selain Purchase Request, salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam transaksi pembelian adalah dokumen Purchase Order (PO) dimana dokumen Purchase Order ini bisa disebut sebagai dokumen kesepakatan jual beli.

Dokumen Purchase Order biasanya berisi informasi-informasi sebagai berikut :

1. Identitas Perusahaan
2. Identitas Pemasok
3. Detil barang yang dipesan seperti merk barang, jumlah, dan estimasi harga
4. Metode dan waktu pengiriman
5. Metode pembayaran

Setelah pemasok menerima dokumen Purchase Order, pemasok akan mengirimkan tagihan dimana tagihan tersebut bisa dikirimkan berbarengan dengan pengiriman barang atau setelah barang dikirimkan.

Apa fungsi dari dokumen Purchase Order?

Dokumen Purchase Order mempunyai beberapa fungsi yang bisa digunakan oleh perusahaan, yaitu :

1. Menghindari penipuan Proses pemesanan barang harus dilakukan berdasarkan SOP yang baik dan menggunakan dokumen Purchase Order sehingga dapat menghindari tindak penipuan.
2. Dasar melakukan negoisasi harga Proses negoisasi dapat dilakukan terhadap harga barang yang tertera pada dokumen Purchase Order dimana proses negoisasi ini dapat menguntungkan kedua belah pihak.
3. Stok barang terjamin Dokumen Purchase Order dapat digunakan sebagai sarana untuk menjamin stok barang yang terdapat di gudang perusahaan. Hal ini dikarenakan pada saat perusahaan mengajukan pembelian, pemasok akan memastikan bahwa barang yang dibutuhkan pembeli akan dikirim pada waktu yang sudah ditentukan.