Mengenal Lebih Jauh IT Inventory

Pengertian IT Inventory

Mengacu pada regulasi Bea dan Cukai yang tertuang pada PERATURAN DIREKTUR JENDERAL BEA DAN CUKAI NOMOR PER-09/BC/2014, IT Inventory merupakan suatu sistem informasi yang dirancang, dibangun, dan digunakan oleh perusahaan untuk:

1. Mengadministrasikan persediaan barang dengan cara mengintegrasikan sistem transaksi pemasukan, sistem transaksi pemakaian barang dan sistem transaksi pengeluaran barang Pelajari lebih lanjut;
2. Menghasilkan informasi terkait persediaan melalui teknologi komputer; Pelajari lebih lanjut
3. Menghasilkan laporan sesuai dengan kriteria dan persyaratan dalam fasilitas kepabeanan yang digunakan. Pelajari lebih lanjut

Administrasi persediaan barang yang terintegrasi dengan pemasukan, pemakaian dan pengeluaran

Dari sini kita bisa melihat bahwa fungsi nomor satu umumnya sudah dipenuhi oleh berbagai macam software Enterprise Resource Planning (atau bisa disebut ERP).

Secara umum ERP akan melakukan pengelolaan transaksi pemasukan dari sisi:

• Dokumen komitmen bisnis, dengan melakukan pembuatan Purchase Order yang akan dikirimkan kepada pihak supplier
• Keuangan, dengan melakukan pembuatan Invoice Receipt ketika barang diantarkan oleh pihak supplier
• Pesediaan, dengan melakukan pembuatan Goods Receipt ketika ingin menambahkan persediaan atas barang yang diantarkan oleh pihak supplier

Secara umum ERP juga dapat melakukan pengelolaan transaksi pemakaian barang berdasarkan Bill of Material (atau biasa disebut BOM) yang sudah didefinisikan sebelumnya. Secara sederhana BOM merupakan rumus yang mendefinisikan bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk membantu suatu barang jadi.

Secara umum ERP juga dapat melakukan pengelolaan transaksi pengeluaran dari sisi:

• Dokumen tagihan, dengan melakukan pembuatan Sales Invoice yang akan dikirimkan kepada pihak customer
• Keuangan, dengan melakukan jurnal otomatis Account Receiveable atas pembuatan dokumen Sales Invoice
• Pesediaan, dengan melakukan Goods Issue ketika ingin mengurangi persediaan atas barang yang akan diantarkan ke pihak Customer

Informasi terkait persediaan

Fungsi nomor dua dari pada IT Inventory juga secara umum sebenarnya sudah dapat dicakup oleh ERP. Secara konkrit laporan ini umumnya hadir dengan nama Stock Ledger dan Stock Balance. Pada Stock Ledger akan tampil histori pegerakan barang dari suatu lokasi ke lokasi lainnya pada suatu periode waktu tertentu. Sedangkan pada Stock Balance akan tampil stok barang yang tersisa pada saat ini.

Masing - masing software ERP ada kemungkinan memiliki nama yang berbeda terkait laporan ini. Contohnya pada SAP untuk melakukan trasir histori atas pergerakan barang terdapat menu Goods Movement yang dapat diakses menggunakan tcode MB51. Jika terdapat brand lain ada kemungkinan yang cukup besar brand tersebut menggunakan sistem penamaan lain atas laporan ini.

Laporan sesuai dengan kriteria dan persyaratan dalam fasilitas kepabeanan yang digunakan

Fungsi nomor tiga dari pada IT Inventory adalah fungsi yang cukup khusus dan tidak umum ada dari pada sebuah software ERP. Karena sering kali software ERP merupakan software yang berlaku global untuk perusahaan multi nasional, perusahaan jenis ini biasanya memiliki banyak sekali unit usaha di berbagai belahan dunia. Sehingga seringkali mengalami kesulitan dalam membuat suatu laporan khusus yang berguna hanya untuk memenuhi persyarat Kepabeanan tertentu yang hanya berlaku di Indonesia.

Atas permasalahan ini pihak Bea dan Cukai dengan sangat bijaksana memberikan suatu penyesuaian yang tertuang pada PER-09/2014 Lampiran IV; Romawi II; Nomor 6. Dari aturan ini kita dapat melihat bahwa pihak Bea dan Cukai memperbolehkan perusahaan untuk melakukan pemenuhan kriteria dan persyaratan atas fasilitas yang digunakan perusahaan menggunakan suatu mikro-sistem.

Mikro-sistem ini merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari software ERP yang dimiliki oleh perusahaan, yang berguna untuk mengolah data yang dicatat melalui ERP dan juga modul Kepabeanan dan ditampilkan dalam suatu alamat URL tertentu yang dapat diakses secara online dari mana saja dan kapan saja.

Adapun laporan yang ditampilkan mikro-sistem ini berbeda - beda tergantung pada fasilitas yang dimiliki perusahaan. Hal ini diatur juga dengan jelas pada PER-09/2014.

Produk Axelerize

Dalam memenuhi kebutuhan fungsi nomor satu dan dua perusahaan dapat langsung menggunakan PlantFix ERP. PlantFix ERP merupakan produk yang dapat digunakan untuk melakukan administrasi persediaan barang dari mulai barang masuk, diolah menjadi barang jadi, sampai dengan barang tersebut keluar. Tidak hanya sampai di situ, fungsi jurnal secara otomatis jika perusahaan membuat suatu dokumen bisnis tertentu juga sudah diakomodir oleh PlantFix ERP

Dalam memenuhi kebutuhan fungsi nomor tiga perusahaan dapat langsung menggunakan CDMS. Untum perusahaan yang sudah memiliki ERP sebelumnya CDMS sangat direkomendasikan sebagai pelengkap yang hadir dalam bentuk mikro-sistem, untuk melakukan pemenuhan kriteria dan persyaratan dari suatu fasilitas Kepabeanan. CDMS mampu mengambil data dari ERP dengan berbagai macam metode integrasi data dan mengolah data tersebut menjadi sebuah laporan yang diinginkan pihak Bea dan Cukai. Tidak hanya sampai di situ, CDMS juga memberikan otomatisasi tambahan ketika perusahaan melakukan deklarasi dokumen kepabean pada modul Kepabeanan. Sehingga perusahaan dapat langsung memanfaatkan CDMS untuk membuat segala dokumen Kepabeanan dan integrasi akan dilakukan dari CDMS ke modul Kepabeanan